¿Te ha pasado que pides algo a tus colaboradores y el resultado no es ni cercano a lo solicitado? Hacerlo por escrito y de la manera correcta te puede evitar muchos dolores de cabeza. Toma nota de este check list y evalúa los resultados.
Cuando se trata de información formal u oficial dentro de la empresa sugerimos hacerla por escrito. Los documentos escritos pueden confundir o complicar la comunicación si no se siguen ciertas reglas. Las siguientes recomendaciones pueden servir para lograr un documento informativo útil, sin distorsiones, que sea leído y entendido por todos.
El escrito debe ser breve, con letra clara y grande. Si es extenso, la gente no lo lee.
Cuando se trata de un evento no olvides incluir datos relevantes: fecha, hora, lugar, requisitos.
Si hay más de un aviso importante, redacta dos escritos independientes. Ello facilita retener la información por parte del lector y, además, le da la importancia adecuada a ambos informes.
Utiliza de preferencia oraciones concisas, separadas por punto. Evita los párrafos extensos.
Dirige el escrito a personas y no a departamentos o áreas. Pide que firmen de recibido los que reciban el escrito.
Aborda el asunto de inmediato.
Responsabilízate de lo escrito firmándolo.
Si se trata de una petición para que se lleve a cabo alguna tarea en concreto, no olvides especificar la fecha de entrega y sus características.
Elimina las palabras o frases de relleno.
Guarda siempre una copia de lo que escribas y guárdalo en tu archivo electrónico por algunos meses.
Procura revisar siempre la ortografía. Si tu ortografía no es muy buena, pídele a alguien que corrija tus escritos. Recuerda que lo escrito, escrito está.
Sé discreto, prudente y veraz.
Recuerda que las palabras son acciones, sentimientos, emociones.
Antes de enviar el escrito, déjalo reposar como el pan con levadura y vuélvelo a leer unas horas o días más tarde. Es probable que hayas cambiado de opinión y requieras hacer algunos cambios.
Evita ser impulsivo. Recuerda que una vez entregado el escrito, ya no hay marcha atrás.
Martha Nieto es Maestra en Dirección Internacional y Lic. en Administración por el ITAM. Combina su cátedra en la universidad y su labor como consultora, con su labor empresarial como operadora de hoteles. Imparte talleres a dueños de empresas y a ejecutivos de alto nivel ofreciendo soluciones en materia organizacional, de facilitación de procesos y de optimización en la asignación de recursos. Actualmente escribe para "Tiempo de Cozumel" y para la Revista Ammje Cozumel y participa en el programa de televisión semanal "Encuentro de Opiniones".
El problema comunicacional se agrava cuando las empresas tienen una pirámide organizacional muy alta, la información se pierde a medida que va pasando por los distintos niveles organizacionales; es por eso que la información que se genera debe ser concisa, entendible, clara de manera tal que no se preste a malos entendidos y confusiones por parte de las personas que los utilizan. Es una excelente idea tratar a estos papelitos como documentos y tratar de buscar un equilibrio si no puede llegar a convertirse en un problema burocrático que empeora la comunicación. Éste es mi punto de vista. Atte. Julio César Ana
