El ABC de la administración financiera de tu PYME: El Balance General

Se dice por ahí que sin finanzas sanas no hay empresa que perdure. Pero, ¿realmente conoces las bases de la administración financiera? La siguiente pieza para maximizar las utilidades de tu PYME se encuentra a un clic de distancia.

El ABC de la administración financiera de tu PYME: activos, pasivos y el capital contable
¿Hablas el lenguaje de los negocios en la toma de decisiones?

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En el artículo anterior, hablamos del concepto de activos, pasivos y capital, elementos fundamentales de la administración financiera de todo negocio. Ahora debemos aprender cómo interpretar estos elementos aplicados a nuestra propia empresa, mediante el reporte mejor conocido como "Balance General".

El balance general es un estado contable que presenta la situación financiera de un negocio a una fecha determinada, es decir, un reporte que nos indica con que recursos cuenta la empresa (activos), cuánto dinero debemos (pasivos) y con qué capital contamos a una fecha específica.

Por ejemplo, observemos a dos empresas, cuyos balances totales se encuentran a continuación. Ambas tienen un millón de pesos en activos, pero basados en sus pasivos, ¿qué podemos decir sobre ellas?

La empresa Peligro S.A., tiene activos que valen un millón de pesos (posiblemente inventarios, terrenos, mobiliario, etcétera), pero los ha financiado con sólo cien mil pesos de su propio capital y el resto con deuda. De esta forma, si Peligro S.A. quisiera liquidar sus deudas, debe vender parte de sus activos para poder pagar lo cual podría hacerla inoperante. Por esta razón, Peligro S.A. se encuentra seriamente endeudada y es muy probable que de seguir así, y sí no se toman las decisiones adecuadas, quiebre en el corto plazo.

En cambio Creciendo S.A. es una empresa en la que sus socios se han sabido administrar mejor, por lo que han constituido un capital de setecientos cuarenta mil pesos (mismo que pudieron hacerse a través de aportaciones de sus socios y reinvirtiendo sus utilidades) y sólo tienen deudas por doscientos sesenta mil pesos. Por esta razón, Creciendo S.A. tiene mayores oportunidades de seguir desarrollándose en el corto y mediano plazo.

Pero dejemos por un momento a estas dos empresas y reflexionemos un momento: ¿Conoces con certeza cuál es la situación actual de tu empresa? Si no es así, imprime el balance general de tu sistema contable o pídelo directamente a tu contador.

Reporte de balance general

Ahora bien, aunque la información del ejemplo anterior nos fue útil, es importante saberla interpretar para que en realidad comencemos a tomar decisiones efectivas; es decir, tenemos que saber cómo están integradas las cuentas de activo, pasivo y capital y que es lo que estas representan. Observa cómo se vería un Balance General detallado de Creciendo S.A.:



Para entender la situación actual de la empresa es necesario entender cada uno de los componentes. Observa como los activos siempre serán iguales a la suma de pasivos más capital. Esto lo explicamos a detalle en el artículo anterior.

Comenzaremos con los activos, que representan todos los recursos con los que cuenta la empresa para realizar sus actividades diarias.

    Caja. Representa el dinero en efectivo, es decir billetes y monedas en nuestro poder.

    Bancos. Es la suma de la disponibilidad que tenemos en todas las cuentas bancarias a favor de la empresa.

    Almacenes. Por este concepto se entiende todo aquello que se encuentra en el Inventario de mercancías de la empresa para posteriormente venderlo con un margen de ganancia.

    Clientes. Son las deudas que nos deben nuestros clientes, por las mercancías que ha vendido la empresa o servicios a crédito y del cual no tenemos ninguna garantía documental (pagarés, etcétera).

    Deudores Diversos. Son los adeudos que le deben al negocio por algún concepto distinto a la venta de mercancías o servicios, como por ejemplo, un préstamo personal.

    Edificios. Está constituido por el valor neto de los bienes inmuebles propiedad de la empresa.

    Equipo de Transporte. Está integrado por el valor neto de los equipos que utilizamos para transportar las mercancías o para realizar las actividades de la empresa como camionetas, camiones, automóviles, etcétera. Cabe mencionar que con el transcurso del tiempo, estos equipos se desgastan y pierden valor, situación que se conoce como “depreciación”.

Ahora es necesario conocer como se integran los pasivos, es decir los financiamientos externos que hemos utilizado para formar estos recursos.

    Proveedores. Son los pasivos a favor de las empresas o personas a las que hemos comprado mercancías o servicios a crédito sin darles ninguna garantía documental.

    Documentos por pagar. Representa la suma de todos los documentos y títulos de crédito a cargo del negocio, es decir, que este tiene que pagar, como letras de cambio, pagarés, etcétera.

    Acreedores diversos. Son todas las adeudos a las personas que les debemos dinero por una causa distinta a la compra de mercancías o servicios para la realización de nuestras actividades, como por ejemplo, la reparación a crédito de un automóvil.

    Impuestos por pagar. Son los impuestos de la empresa que están pendientes de pago. Entre ellos se encuentran cuotas de INFONAVIT o del seguro social, predial, IVA, ISR, IETU y cualquier otro impuesto estatal.

    Acreedores hipotecarios. Son todas las obligaciones que se tienen pendiente de pagar con garantía de un bien inmueble (terrenos, edificios, locales comerciales, etcétera).

La última fuente de financiamiento de los recursos de la empresa, lo integran las cuentas de capital.

    Capital Social. Son los recursos que aportaron los socios o el dueño del negocio para iniciar la empresa.

    Utilidades retenidas. Son las utilidades de ejercicios anteriores y que fueron reinvertidas en el negocio para contar con mayor capital y poder crecer. Cabe señalar que algunos empresarios japoneses tienen como filosofía no retirar un solo peso y reinvertir todas las utilidades hasta que la empresa cumpla 20 años.

Interpretando el balance general

La gran ventaja de saber interpretar el balance general reside en poder entender cómo se encuentra la situación financiera de nuestra empresa en todo momento para poder tomar decisiones acertadas sobre como invertir nuestros recursos.

Lo primero que debemos aprender a calcular es el capital de trabajo con el que cuenta la empresa, que no es otra cosa mas que el dinero que tiene el negocio para seguir operando, es decir, dinero para pagar la nómina, la renta, la luz, los teléfonos y para comprar materias primas en la que no nos dan crédito y que necesitamos para producir nuestros productos. Se calcula como la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante (en este ejemplo su importe es de 590,000).

¿Cuánto sería necesario tener ahorrado como capital de trabajo? En realidad depende de tus costos fijos y de la frecuencia con la que recibes ingresos, pero para la mayoría de las PYMES, basta decir que sería recomendable contar con ahorros suficientes como para operar la empresa 2 o 3 meses sin considerar ingreso alguno. Ahora, tener ahorrado un monto superior a esto sería un desperdicio, ya que el dinero ocioso también cuesta (costo de oportunidad). Pero hablaremos más sobre esto en el futuro.

¿Cuándo deberíamos comprar maquinaria, una nueva computadora o invertir en equipo de transporte? Preferiblemente, cuando tengamos excedentes, es decir, dinero suficiente como para comprar los activos sin gastarnos el capital de trabajo. De esta manera, no estaremos poniendo en riesgo nuestra negocio en el caso de un mala temporada, situación a la que todos estamos expuestos.

Como conclusión al estudio del balance general, podemos afirmar que esta es una herramienta indispensable para la toma de decisiones financieras de tu empresa. En nuestro próximo capítulo, hablaremos de otro reporte igual de importante: el estado de resultados. Hasta pronto.

Daniel Frias es Contador Público por la Universidad Nacional Autónoma de México. Ha colaborado con empresas como Aeroméxico, Constructora ICA y Grupo TEA en las áreas de finanzas, auditoría e impuestos. Actualmente brinda asesoría fiscal, financiera y contable a diversas compañías en México.




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